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2011级秘书岗位校内实训工作总结
日期：2012-12-30
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| 在院系领导的大力支持下，2012年12月3日至2012年12月28日，文秘1101班16名学生参加了秘书岗位校内实训工作。在为期四周的校内岗位实训中，学生从教室走向岗位，亲身体会秘书岗位工作，对办公室日常事务管理、会议组织与管理、信息档案管理和办公自动化进行实际操作训练，增长了见识，锻炼了能力。现将实训工作总结如下： 一、基本情况。 2012年12月3日，文秘1101班16名学生被分配到银川能源学院教务处办公室、石化学院办公室、商学院办公室、基础部办公室、建工学院办公室、幼师院办公室、法学院办公室、体育部办公室、总务处办公室、校报编辑部和图书馆等十多个部门从事教学秘书岗位实训锻炼。每天7:50学生在院部一楼会议室集合，领取实训报告，指导教师布置工作，明确当天实训任务，8:00准时到达各自工作岗位，在岗位教学秘书指导下，完成当天工作，下午17:00准时在人文系一楼会议室集合，由指导老师点评当天学生工作，批阅实训报告，与学生交流讨论工作心得,17:30散会。期间，指导教师与各位教学秘书、部门负责人交流意见，了解学生实训情况，找问题、查原因、寻方法、指导学生做好每项工作。 具体实训项目安排上，以时间为序，第一周主要是进行办公室日常事务管理工作，具体有办公室环境管理、接待客人、接打电话、办公用品管理、时间管理和保密工作。第二周主要是进行会议组织与管理工作，具体有会前准备、会中服务和会后扫尾工作。第三周主要是进行信息档案管理工作，具体有各种信息的收集、整理、传递存储利用和反馈。第四周主要是进行办公自动化工作，具体有办公设备打印机、复印机和电话的使用与维护，办公软件word、excel、powerpoint的使用和在线办公。在各部门具体实训岗位上，教师和学生以部门工作为中心，以实训项目为目的，灵活进行相应项目实训工作。 在具体岗位上，每个部门1—3名学生，有一名岗位秘书进行工作指导，每个岗位配有打印机、电脑、电话、文件柜、会议室和办公桌椅等实训所需基本设备和条件。我校各项工作到了年终总结阶段，各个部门工作忙、任务多，这是秘书人员最忙的时期。经过四周实训，文秘专业学生不但运用了知识，提高了技能，而且增长了见识，丰富了经验。 二、成绩和经验 了解了秘书岗位工作，能够掌握一定的办公室日常事务管理、会议组织与管理、信息档案管理和办公自动化的实际操作技能。 在秘书岗位工作实训中，学生能够了解到，秘书人员必须做好三方面工作，即：办文、办会、办事工作。"大管理，小秘书"，秘书人员既要懂得上级管理知识，有要懂得下级服务知识，起到上传下达作用。 在办公室日常事务管理中，学生普遍在办公室环境管理、接待客人、接打电话、办公用品管理、时间管理和保密工作方面得到锻炼，收获较大。能够布置办公室，维护良好的办公室环境；能够及时接打电话，作好记录，及时传达；能够礼貌待客，迎来送往；能够整理办公用品，合理利用；能够制作工作日志，安排好日程工作；能够做好信息保密工作，尤其是学校教学秘书岗位涉及到的试卷保密工作，学生的保密工作做得很好，得到部门领导的认同和赞许。 在会议组织与管理中，大多数学生参加了部门单位、教务处或学院组织的会议。在工作中，能够做到会前有准备、会中会服务、会后能扫尾的工作要求。会前准备，学生能够配合部门领导和办公室人员，认真做好发放会议资料、布置会场等工作。会中服务，学生递送资料、端茶倒水，处理会中出现的一些临时性事情。会后扫尾工作，学生参与最多，引导与会人员离开会场，整理会议文件，进行会议总结。学生了解到了会议工作的相关知识，掌握到了会前准备、会中服务和会后扫尾三方面的知识和技能，基本能做好会务工作。 在信息档案管理与办公自动化方面，学生能够运用已学知识进行办公室工作。收集信息、传递信息、利用信息，整理档案，使用常见办公设备打印机、复印机、电话等、能够运用常用办公软件办公。 此外，在秘书礼仪、人际交往、人员管理、会计统计等方面获得了一定程度的锻炼和学习，增长了相关知识，掌握了一定的技能。 三、不足与教训 1、专业知识和技能欠缺，学生动手能力不强。 在秘书岗位校内实训中，从岗位指导教师方面而言，文秘1101班学生的写作知识和能力不高。尤其是在应用文写作方面，学生的写作能力不能适应相应工作岗位要求。教务处反映，学生写一份通讯稿需要一天时间，写成之后还没法使用。学生反映老师给的任务不难，困难的是不知道怎么去写，无从下手。很明显，在前期的《基础写作》和《应用写作》课程中，学生的写作能力训练没有达到要求。 2、计算机知识和技能不高，学生实操能力较弱。 在实训中，学生对基本的计算机系统知识了解不多、对计算机软件操作不熟悉、对打印机、复印机基本不会操作。 在岗位实训中，学生只能从岗位指导教师、计算机书本上从新学习。可见，在相关的计算机基础课程和技能课程中，学生的实际操作能力不达标。 3、缺少专业实操实训室，学生难以进行系统的专业项目训练。 我校文秘专业没有专业的综合实训室、会议实训室等硬件建设，学生在实训中，只能局限于一个岗位特定的办公条件之内，难以得到系统全面的专业训练。 四、打算与方向 1、重视文秘专业建设，调配较强的师资力量，尤其是专业建设带头人。文秘实训课是秘书专业学生锻炼能力的主要课程，从我校的实训现状可以看出，文秘专业建设基础薄弱，设备简陋，发展动力不足。急需加强文秘专业人才建设，引进高级人才的同时，积极培训在校人才。 2、加大投入，进行系列专业实训室建设。文秘专业需要配备综合实训室、会议实训室和信息资料档案实训室。 3、进行课程改革，尤其是教学、考试考核的改革。文秘专业学生的课程要以能力和知识为主，在各门课程学习中，要突出能力训练，形成有效地秘书理论与实务能力是重点。 |
