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银川能源学院公文处理实施细则
日期：2017-06-05
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第一章 总则
第一条 为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，结合学校实际，制定本细则。第二条 本规定适用于学校董事会、学校党委、各党总支（直属党支部），各学院、各单位、机关各部门的公文处理工作。
第三条 公文处理是学校党政实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达和贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。以学校名义印发的公文包括以学校董事会、党委、学校行政名义印发的公文。 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列工作。学校公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 学校党委办公室、校长办公室及各单位办公室应设立秘书或配备专职人员负责公文处理工作。学校党委办公室、校长办公室主管校级各类公文处理工作，并对各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，建立健全本单位公文管理制度。
第二章 公文种类
第五条 学校常用公文种类主要有：(一)决定。适用于对学校重要事项或重大活动做出安排。
(二)决议。适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
(三)规定。适用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(四)办法。适用于对某项工作或活动做出具体安排。
(五)公告。适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。
(六)通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(七)通知。适用于学校发布规章，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下属部门的公文，传达要求下属部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
(八)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
(九)报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
(十)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十一)批复。适用于答复下属部门请示事项。
(十二)意见。适用于对重要问题提出见解或处理办法。
(十三)函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题。
(十四)会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
(十五)简报。适用于反映学校当前发生的重大事项，重要政策，工作进展各方面基本情况。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由秘密等级、保密期限、缓急程度、发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度在首页文件名称的右上角标明"绝密"、"机密"、"秘密"和"保密"字样，公文应当标注保密期限。
（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度在首页文件名称的右上角标明"特急"、"急件"。学校办公室对紧急公文应提出办理时限。
（三）发文单位标识。发文单位标识应当使用单位全称或规范化简称。联合行文，应将主办单位排列在前。
1.以学校名义印发的上行文与下行文使用"单位名称+文件"的红色公文首页。除此以外，机关各部门不得使用加"文件"二字的红色公文首页。以各学院名义印发的上行文与下行文可使用印有单位全称的红色公文首页。
2.以学校党委、学校行政印发的平行文，分别使用"中共银川能源学院委员会"、"银川能源学院"的信函式红色公文首页。校内各单位均可使用印有单位全称的信函式红色公文首页。
（四）发文字号包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。
1.以学校董事会名义印发的公文，由学校董事会办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为"银能董"，平行文为"银能董函"，下行文为"银能董"或"银能董X"（X为承办单位代字）
2.以学校党委名义印发的公文，由办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为"银能党"，平行文为"银能党函"，下行文为"银能党"或"银能党X"（X为承办单位代字）
3.以学校行政名义印发的公文，由办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为"银能"，平行文为"银能函"，下行文为"银能XX"（XX为承办单位代字）。
4.以校内各单位名义印发的公文，发文代字为本单位名称简写，原则上不多于四个字，不使用"银能"二字。
（五）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文单位、事由和文种3个部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。向上级机关及平行单位发文，一般只写一个主送机关。如果需要同时与几个上级机关和平行单位发文，可用抄送的形式，不得多头主送和随便抄送。根据文件内容，主送单位一般写在正文前面，抄送单位写在文件末尾。
（七）附件说明。公文如有附件，应在正文之后成文日期之前，注明附件序号和名称。
（八）成文日期。成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议通过的事项以通过日期为准。
（九）印章。公文除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。
（十）附注。需要说明的其他事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应当将联系人、联系方式作为附注。
（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应当在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注"附件"二字及附件顺序号。
（十二）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十三）印发机关和印发日期。公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印发日期。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期;翻印、转发的文件，应注明翻印、转发的日期和部门。
（十四）页码。公文页数顺序号。
第七条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）国家标准执行。
第八条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。严格控制公文数量，凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已做出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已做出安排部署、有关部门已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。党务和政务工作应当分别行文。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
第十一条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：
（一）上行文。向上级单位的行文，一般用请示、报告、意见等文种。
1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
2.机关各部门向上级主管单位请示、报告重大事项，应当经校党委、行政部门同意或者授权。
3.下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他单位业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。
（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。
2.机关各部门在其职权范围内就一些具体业务工作可以向校内其他单位行文。
3.涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销。
（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。
（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。
第十二条 除党委办公室、校长办公室外，各单位一律不得对外行文。
第五章 公文拟制
第十三条 学校公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。第十四条 公文起草应当遵循以下原则：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位的意图，并同现行有关公文相衔接；
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；文种正确，格式规范。
（四）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；
（五）公文涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见；
（六）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十五条 严格实行公文分级分工审核制度。校党委或行政公文，在送校领导签发前，由党委办公室或校长办公室进行审核；各单位公文，由本单位负责人审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策及上级单位的指示精神，是否完整准确体现发文单位意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见，应当会签的公文是否已经会签。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；涉密文件、内部文件的密级、印发传达范围是否准确。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十六条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，则应与起草单位协商并修改。
第十七条 公文草拟单位应注意以下事项：
（一）各单位报请审批的公文，必须在对应的发文稿纸或公文呈批表上由本单位负责人签署意见（加盖公章），并请相关单位会签后，连同规范版式的公文正文、附件，统一送办公室流转与呈报校领导，不宜直接送校领导个人。
（二）有明确主管单位的事项，需先送主管单位会签意见，再报校领导。有明确副职校领导分管的事项，如需报送主要校领导，应先送分管校领导签署意见。
（三）凡经校长办公会讨论通过的重大事项，经分管校领导审核会签后，由校长或执行校长签发；凡经党委会讨论通过的重大事项，经分管校领导审核后，由党委书记签发。校办会议纪要由校长或执行校长签发，党委会议纪要由党委书记签发。
（四）以银川能源学院或中共银川能源学院委员会名义印发的上行文中，请示、报告重大事项的，经分管校领导审核会签后，分别由校长或执行校长、党委书签发。
（五）以银川能源学院或中共银川能源学院委员会名义印发的平行文、下行文，经分管校领导审核会签后，分别由校长或执行校长、党委书签发。
（六）拟制紧急公文时，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。"特急"件应提前一个工作日，"加急"件应提前二个工作日送达办公室。
（七）公文中的人名、地点、数字、引文必须准确。引用已发布公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中方含义。引用日期应当写明具体的年、月、日。
（八）公文中使用非简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）结构层次序数，第一层为"一"，第二层为"（一）"，第三层为"1."，第四层为"（1）"。
（十）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十八条 部门文件，经单位负责人核稿后，由分管校领导签发。
第十九条 签发后的公文在印发前须经拟文单位复核。经复核需对公文进行实质性修改的，应当按程序复审。拟文单位应当对复核后的公文进行核对，确认无误后送印。拟文单位不得擅自修改复核后的公文，如有疑义及时报校办公室复审。
第二十条 公文印制必须确保质量和时效并厉行勤俭节约。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第六章 公文办理
第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十二条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。呈报校领导的公文由办公室指定专人负责统一签收管理。
（二）登记。对公文进行合理分类，并作登记。对公文的主要信息和流转、办理情况应有详细记录。
（三）初审。登记后，拟以学校名义印发的公文，提交办公室负责人进行初审。呈报学校的请示或报告由办公室送校领导阅批。
经初审不符合规定的公文，由办公室负责人提出意见后，及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十三条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经发文单位负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）编号。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载，要避免重号、漏排等现象。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。原则上不印制普发性纸制公文。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
（五）电子公文发布。根据工作需要与公文属性，学校公文印发后由办公室在OA办公系统中发布。校内各单位拟制公文由本单位负责人审定后在学校OA办公系统中发布。
第二十四条 需要归档的公文及有关材料，应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《银川能源学院档案管理规定》，及时将纸质文档、电子公文数据收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十五条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映单位的主要工作情况，便于保管和使用。
第二十六条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。
第二十七条 本单位负责人兼任其他职务的，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第二十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，主办单位应以自然年为单位，定期向学校档案室移交。
第二十九条 以学校名义印发的公文，由办公室统一整理（立卷）、归档，应包括发文稿纸、公文全文（含正文、附件）花脸稿、纸质印发公文2份。
第七章 附 则
第三十条 本细则由办公室负责解释。第三十一条 本细则自发布之日起施行。
