银川能源学院固定资产管理办法

 

第一章 总则

 

第一条 制定依据

为加强银川能源学院固定资产的管理和控制，规范我校固定资产管理行为，合理配置和有效使用固定资产，防止资产流失，确保资产真实、完整、安全，根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》和希望教育集团《院校固定资产管理办法》的相关规定，制定本办法。

第二条 责任人

银川能源学院执行校长为学校固定资产管理的第一责任人，分管校领导和资产与后勤管理处负责人为学校固定资产管理的主要责任人，使用部门负责人为固定资产管理的直接责任人。

第三条 管理体制

按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理体制，根据资产的不同形态和分类，对固定资产实施归口管理， 明确资产管理职能部门、院内各单位的管理职责。

第四条 管理模块

学校所有固定资产都必须通过 NC 系统固定资产管理模块进行管理。

第二章 固定资产定义及分类

 

第五条 固定资产定义

固定资产是指为提供教学服务、后勤服务、出租或经营管理而持有的，使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、设备、车辆、器具、工具、用具等，单位价值在 500 元以上，教学仪器实训专用设备（含软件设备）单位价值在 1000 元以上，在使用过程中基本保持原有物质形态的资产；单位价值虽未达到 500 元，但使用年限超过一年的工具、用具、器具、办公家具、电器、图书、教学标本、校园绿化用花草树木等也作为固定资产核算与管理。

土地、各种管理或教学软件作为无形资产核算与管理，但随资产购入的或配套的操作系统软件纳入相应的资产价值核算。

第六条  固定资产分类

固定资产按性质分为：房屋建筑物、机器设备、与经营有关的家具器具、交通运输工具、电子设备、文物及陈列品、图书及声像资料、生物资产等类。

固定资产按用途分为教学实训、行政办公、保障服务（后勤安保）。

 

 

 

 

第三章 固定资产管理的职能部门

 

第七条 学校设置资产与后勤管理处，负责全校固定资产的日常管理工作，对全校固定资产实施统一监督归口管理。学校各使用部门、资产与后勤管理处、财务处为固定资产各环节业务管理、监督、检查职能部门。

第八条 各使用部门资产管理员发生变动，应及时向资产与后勤管理处资产管理员报备，同时办理相应移交手续（附件1《部门资产管理员变动交接表》）。

第九条 银川能源学院固定资产管理组织架构图（详图附件4）

  

 

 

 

 

    第十条 资产与后勤管理处职责

（一） 参与学校固定资产年度采购预算及临时采购计划的制定、审核，具体监督、考核、分析本院固定资产预算执行情况。

（二） 负责学校资产申购流程的初审（有无闲置、有无可替代、有无可调配等）。

（三） 负责学校资产验收、交付使用、日常维修、盘点（组织学校盘点、起草整理盘点报告、提出处理建议）、清理、理赔（制定理赔标准及督办理赔情况）、处置等工作。

（四） 负责监督、复核资产的使用部门、使用人、责任部门、责任人、存放地点等信息，并由使用部门确认后登记资产管理台账。

（五） 定期清理并登记各部门是否存在报废资产，查明原因，如有人为损坏需落实责任人并提出书面处理，资产管理负责人及资产监管部门签字后报集团资产管理部，根据审批意见落实相关赔偿及处罚等责任。

（六） 负责学校资产运行情况的检查巡视，处理报修流程。

（七） 负责建立和完善本单位重要资产的管理档案。

第十一条 采购管理职责

（一） 按银川能源学院年度固定资产采购预算、临时采购计划及前置审批意见进行询价、招标、拟定与签订合同、执行采购，相关采购流程与管理按集团相关采购管理制度执行。

（二） 督促供应商准时按合同约定的交（收）货地点组织发货，并与资产管理员、使用部门沟通、协调收货事宜。

（三） 沟通、督促资产管理员、财务处，组织人员对固定资产进行验收、办理入库，需要安装的固定资产，督促供应商时安装并验收；原则上到货后5 个工作日必须通知资产管理员办理初步验收手续。

（四） 沟通、协调、督促财务处与供应商之间完成固定资产款项结算。

（五） 及时收集反馈资产使用过程中的信息，处理资产采购、验收、使用、款项结算、支付等环节与供应商之间的业务纠纷。

（六） 参与所采购固定资产的验收。

第十二条 使用部门职责

银川能源学院固定资产的使用部门是学校固定资产的直接管理部门，对所属资产管理实施具体管理，其职责如下：

（一） 负责分析资产存量，根据年度目标和任务，制定年度本部门年度固定资产采购预算、维护费预算，负责本部门临时固定资产采购计划的制定。

（二） 参加本部门使用的资产验收、交付使用、盘点、清理、处置等工作。

（三） 负责本部门资产的使用，保管，日常维护等现场管理，保障资产的正常运行。

（四） 详细记录重要设备使用情况，负责本部门设备使用效益分析，加强实训设备、教学设备的投入使用情况管理。

（五） 建立完善本部门资产管理台账。

第十三条 财务处职责

（一）会同有关权责领导、部门审核本校固定资产年度预算、临时固定资产采购计划。

（二）同资产与后勤管理处、使用部门、采购一起对外购资产进行验收。

（三）按财务准则及固定资产核算制度进行固定资产核算，保证固定资产分类规范、核算准确。

（四）参与本校固定资产盘点，并根据盘点结果进行账务调整。

（五）对变卖的固定资产及时进行财税处理，确保账实相符。

（六）配合资产管理部门对借用、调拨的资产进行详细登记，明确资产清单，借用人、实际使用人各方签字，落实管理责任。

    

第四章 固定资产的日常管理

 

第十四条 固定资产购置

银川能源学院固定资产购置流程是：

由使用部门提交《物资申购审批表》（见附件 3）即申购计划——后勤资产管理员负责初审——资产与后勤管理处、财务处负责人审核——院领导审核——提交 OA 流程审批——执行采购。实验实训建设类资产购置需将论证报告和申购计划一并提交，且实训管理部门需在申购表上审核签字。

单个供应商一次性采购金 5,000 元（含）以上的资产，原则上要求签订购销合同，采购合同采用统一的合同版本，明确固定资产名称、型号、性能、价格、质量标准、交货期限、结算方式、发票开具及质保要求等。

第十五条 固定资产验收、移交、入账管理

（一）验收分类：合同采购动产类固定资产验收和非合同采购动产类验收，包括电子设备、机械设备、工具器具、办公家具、图书杂志以及低值易耗品等。

（二）验收员：后勤资产管理员、财务资产会计、使用部门、采购员、工程验收部专员或委托人员共同参与并现场验收；超过 20 万元的实验实训设备的验收，实训管理部门必须派人参与，验收由学校资产管理员负责牵头、组织。

（三）验收所需资料：申购计划、OA 审批单、送货单、验收单（附资产明细清单）、购销合同。

（四）验收流程与时间要求

由学校资产与后勤管理处牵头组织验收，从外部采购的资产，由资产管理员在5个作日内组织验收，验收确认无误后提交智慧精灵申请验收部复核。资产到货后原则上 15 个工作日内必须完成所有验收手续。未按规定时间办理验收，对相关人员进行处罚。

（五）外购设备验收要求

1、设备开箱检查，填制《合同类验收单》（格式见附件4）；《合同类固定资产验收单》，与采购合同、申购单核对一致后，由使用部门、资产管理员、财务资产会计分别签字确认后交财务处、资产与后勤管理处、使用部门分别存档。

2、非合同类物资采购，验收填写《非合同类验收单》（格式见附件5），使用部门、后勤资产管理员、财务资产会计、采购员分别签字确认，并作为报销付款依据。

3、设备移交处理

验收合格后由后勤资产管理员填制《固定资产移交单》（格式见附件 6），移交给使用部门，使用部门、资产与后勤管理处、财务处分别存档。

4、确认验收不合格的设备，后勤资产管理员须在确认不合格当日将“资产验收单”反馈采购员，采购员在收到《合同类固定资产验收单》或《非合同类验收单》两日内回复处理意见，《合同类固定资产验收单》或《非合同类验收单》由采购员、资产与后勤管理处、财务处分别存档。

（六）账务处理及时间要求

财务部门在相关部门办理完验收、入库手续后，凭采购合同、验收单、入库单、发票必须在 5 个工作日内完成账务处理。如未收到发票，先暂估入账，待取得发票和完成报销流程后，进行账务调整。

未按上述时间要求，给予相关人员处罚。

第十六条 固定资产台账管理

（一）固定资产台账内容包括：资产名称、资产编号、品牌、规格型号、数量、单位、单价、金额、使用部门、责任人、存放地点、NC 系统资产卡片编号。

（二）资产标签（标签内容为：资产名称、责任部门、责任人、存放地点、资产编码）张贴要规范，资产管理员定期盘点固定资产并对固定资产标签进行维护。

第十七条 固定资产盘点

（一） 盘点范围

动产类固定资产，包括实训设备、教学设备、行政办公资产、后勤设备、图书杂志等。

（二） 盘点内容

核实固定资产数量、规格型号、价值、质量状况、毁损情况、维修情况，核对资产手续完善性，登记、入账完整性。

（三）盘点方式

动产类固定资产盘点要求每半年进行一次集中盘点，并对盘点差异进行分析并报批，财务部门根据审批结论及时进行账务处理。

学校年度资产负债表日前需开展一次固定资产全面大盘点工作并进行登记造册，固定资产盘点表格式见附件5。

后勤资产管理员、财务资产会计在日常管理过程中，将不定期对各部门固定资产进行抽盘，以加强监督学校固定资产的日常管理。

（四）盘点结果处理

盘点过程中若发现资产闲置，查明情况并提出处理建议；

每次盘点都必须出具盘点结果书面分析报告，报告内容包括但不限于盘点重要事项、资产实物状况、账实情况、资产使用效率分析、制度管理缺失、内控漏洞、责任划分与落实等内容。

第十八条 固定资产日常维护及维修

（一）固定资产的正常维护和维修执行预算、申购、报销流程：如果涉及紧急或刻不容缓的维修事项，可以先行维修，再按流程报备或支付维修费用。固定资产报损、报修、维护必须报备与申请格式详见附件 6。

（二）资产非正常报修、报损、丢失必须实行理赔，未按规定执行理赔的，学校不予支付维修费用并追究相关责任，如不能追究到具体责任人的，则由直接责任人承担责任。

（三）学校各部门资产管理责任人要做好对本部门资产维修、维护情况的登记，学校资产管理科对本学校资产维修、维护情况和记录进行检查并存档。

（四）学校资产管理部门要根据学校各部门资产使用情况，组织编制设备维修计划，定期对固定资产进行检测维修，定期更新设备维修计划。

第十九条 固定资产调动

学校部门间资产调动流程：固定资产使用部门提出需求申请——后勤资产管理员协调——调出部门收到需求申请后办理物资调动——更新固定资产卡片台账——明确管理责任人。

学校内部固定资产调动，必须统一归口到资产与后勤管理处办理调动手续，在OA上提交《固定资产调配单》（见附件7），严禁私自挪动固定资产存放位置以及改变固定资产用途，否则将给予相关人员处罚。

第二十条 固定资产处置

（一）固定资产处置包括投资、置换、出售、出租、报废、清理等。

（二）固定资产处置，原则上必须报集团财务管理部、资产监管部、稽核管理部同意。

（三）禁止未经审批私自变卖、拆除固定资产，禁止人为破坏固定资产。

（四）资产处置审批表根据审批权限提交相关负责人审核签字。纸质处置审批表通过提交 OA 及NC 流程完成审批后进行处置。

（五）对提前报废或毁损的资产，厘清责任，然后按前述审批权限报批处理。

（六）处置资产，经办人应将批准的《固定资产处置审批表》（见附件 7）及完成审批后的 OA 及 NC 流程审批单，交学校财务部进行相应的账务处理。

 

第五章 资产监督、考核、处罚

第二十一条 监督

资产与后勤管理处会同财务部制定资产监督、考核细则，对各单位的资产管理进行监督、考核，并将监督、考核结果报送各单位负责人。

第二十二条 考核

学校资产管理的考核纳入对部门负责人的年终考核之中；学校各级资产管理部门和人员应自觉接受上级部门和集团资产监管部的检查和监督。

第二十三条 处罚

对在固定资产管理中不认真履责、管理缺失、造成损失的人员进行处罚，处罚标准详见《固定资产日常管理缺失处罚标准》（见附件 9）。

第二十四条 执行

本办法由资产与后勤管理处和财务处负责解释，自颁布之日起执行。

 

 

第六章 低值易耗品日常管理

第二十五条　低值易耗品管理要求及物资领用流程

（一）库房必须划分区域分类存放闲置固定资产及低值易耗品并张贴标签，NC系统低值易耗品库存与库房实物库存保持账实相符。

（二）所有新购耗材（办公用品、维修材料、实训耗材等）管理先验收入库再发放，发放必须按照实际需求进行，不得随意领取。严格审核领取数量，防止浪费，严禁不合规一次性发放。

（三）院校各部门物资领用流程：需求部门领用人填写《物资领用单》领用人及需求部门负责人签字－资产与后勤管理处负责人审核签字－库房管理员复核《物资领用单》（详见附件10）并签字发放物资－完善《物资领用单》内容并在NC 系统中办理材料出库（另电脑、投影机等电子设备类维修配件实行以旧换新）。

附件：

附件1：《部门资产管理员变动交接表》

附件2：《银川能源学院合同类验收单》

附件3：《银川能源学院非合同类验收单》

附件4：《银川能源学院固定资产移交单》

附件5：《银川能源学院固定资产盘点表》

附件6：《银川能源学院固定资产报损、报修、报失单》

附件7：《银川能源学院资产调配单》

附件8：《银川能源学院固定资产处置审批表》

附件9：《银川能源学院固定资产管理缺失处罚标准》

附件10：《物资领用单》

 

 

 

附件1

 

                                                               

 

部门资产管理员变动交接表

 

                                             申请时间：

 

部门负责人： 原资产管理员： 现资产管理员：

总资产管理员： 资产会计：

 

附件2

 

 

合同名称		合同编号		签订时间
签约单位				质保期限
				到货时间
使用部门
合同约定金额			实际到货金额
验收意见	验收情况描述
	资产管理			资产会计
	后勤负责人			财务负责人
	使用部门负责人			单位负责人

 

 

 

 

合同类验收单

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

非合同类验收单

 

采购项目
到货金额		结算金额
使用部门		验收日期
验收情况
使用部门负责人		采购员
资产管理员		资产会计

 

备注：1、此验收单适用于无采购合同的物资验收； 2、凭商家送货清单制定此验收单。

 

 

 

 

 

非合同类验收单

 

采购项目
到货金额		结算金额
使用部门		验收日期
验收情况
使用部门负责人		采购员
资产管理员		资产会计

 

备注：1、此验收单适用于无采购合同的物资验收； 2、凭商家送货清单制定此验收单。

 

 

附件4

 

固定资产移交单

                                              年  月   日

 

资产 编号	资产 名称	品牌	规格 型号	数量	单价	金额	使用 部门	使用 人	存放 地点	备注

资产管理员： 资产会计： 使用部门负责人：

附件5

 

固定资产盘点表

                                                年  月   日

 

资产名称

资产编号

品牌

规格型号

数量

单位

单价

金额

使用部门

使用人

存放地点

实盘数

差异数

是否减值或损坏

估计减值程度

盘点人：          监盘人：           部门资产管理员：              使用部门负责人：

附件6

 

固定资产报损、报修、报失单

                                                          年  月  日

 

资产名称

品牌

规格 型号

资产编号

数量

单位

购入日期

使用年限

使用 部门

责任部门

资产原值

资产 净值

人为因素

报损、报修、报失原因

赔偿金额

赔偿人

维修内容

是否具有 维修价值

维修单价

维修金额

自然因素

报损、报修、报失原因

维修内容

是否具有 维修价值

维修单价

维修金额

资产使用部门负责人

院校负责人

总资产管理员

资产会计

附件7

 

 

银川能源学院资产调配单
填表日期
资产名称			型号			购置时间
数量			资产编号			调配时间
资产清单备注
调配原因
转出部门	用途		转入部门	用途
	原存放单位			现存放单位
	原存放地点			现存放地点
	原使用人 签字			接收人签字
	原负责人签字（部门盖章）			负责人签字（部门盖章）
实验实训中心 审批意见
资产管理部门     审批意见
备注

 

附件8

 

固定资产处置审批表

 

申请院校（部门）：                          申请时间：

 

资产名称		品 牌			规格型号
资产编号		数 量			单 位
购入日期		使用年限			使用部门
责任部门		原 值			净 值
预计处置 单价		预计处置 金额			预计处置 费用
处置方式	□投资□出售□报废□销毁□无偿出借 □置换 □其他
处置原因
总资产管理员			资产会计
后勤保障部			财务部
使用部门			院校负责人

附件9

固定资产日常管理处罚标准

序号	管理缺失内容	处罚金额 （元）	处罚对象	备注
1	部门无资产管理员	100	部门负责人
2	部门无资产台账	100	部门负责人或资产管理员
3	院校资产台账缺失 或更新不及时	50	院校资产管理员	每次
4	资产归位不及时	50	使用人	每次
5	资产丢失不上报不处理	200	使用人或资产管理员	每次
6	资产报修不及时	30	使用人或资产管理员	每次
7	资产验收不严谨造成损失	100-1,000	资产管理员	每次
8	资产到货后，采购、资产、使用部门未在 15 个五作日完成验收， 必须安装的以安装结束后时间计算	100	资产管理员、采购员、 使用部门负责人	每延误一天
9	资产验收合格、办理入库后 或收到发票后五个工作日未完成账务处理或台账登记	100	院校财务负责人	每延误一天
10	未经集团分管副总裁、集团 财务管理部同意及向集团稽 核管理部备案而出借固定资产	2,000	资产管理员、使用部门负责人	每次