银川能源学院采购实施细则

 

第一章 总 则

第一条　为加强学校采购管理，规范和完善采购运行机制，提高采购工作效率和资金使用效益，降低采购成本，结合学校实际情况，制定本细则。

第二条　本细则适用于学校内各职能部门和各二级院校（以下简称“需求单位”）。

第三条　采购工作应当遵循“阳光透明、质优价廉、快捷高效”的原则。

第四条　本细则所指的采购范围包含但不限于下列物资（以下统称“商品”）：

（一）物资类：教材、建筑材料、五金水电材料、教学实训设备（医疗设备、电子计算机及外围设备、安全保卫设备、通讯设备、电器设备）、办公设备、大型工程设备、办公家具及用品、电子设备运转用品、广告宣传用品、交通运输设备及相关附属产品、园林绿化等；

（二）工程类：校区房屋的建造和装修（包括工程勘查、设计、施工、监理、评估、审价、保温、防水、消防、强电、供水、供气、光彩、路面、幕墙、美陈及项目管理等）；

（三）服务类：网络工程及软件开发、物业管理、设备维修、设备和软件系统维护、业务外包、审计、税务、咨询、资产评估、资产托管、培训、保险、广告、媒体策划、会务服务、医疗体检及理赔查勘代理服务等各类服务项目。

第五条 需求单位与资产与后勤管理处共同询价，共同提供供应商资源。

 

  第二章 采购专员管理及工作职责

第六条　资产与后勤管理处对各行政部门及二级学院进行采购业务管理。

第七条　采购专员在资产与后勤管理处所需的办公设备及耗材由能源学院提供。

第八条　采购专员工作职责：

（一）督办行政部门及二级学院制定采购计划；

（二）收集采购计划需求，提交申购流程；

（三）负责采购管理和行政部门及二级学院的沟通协调；

（四）发布采购信息，甄选优质供应商；

（五）组织参与商品采购招标工作；

（六）负责商品询价、比价、议价；

（七）提交价格审核流程；

（八）提交合同审批流程及签订与执行；

    （九）采购合同管理、分类、存档；

    （十）负责提交预付款、以及督促经办人完成报销和验收等流程及进度跟进，以及监督商品的验收入库；

 （十一）商品的售前、售中及售后跟踪协助；

 （十二）了解市场行情，并与供应商谈判。

 

   第三章 采购计划及管理要求

第九条 采购计划是指：行政部门及二级学院的主要负责人，在掌握学校发展战略、了解工作进度和商品消耗的基础上，对工作计划期内商品采购管理活动所做的预见性的安排和部署。

第十条 采购计划按照商品需求时间分为：临时采购计划、月度采购计划和年度采购计划；

（一）临时采购计划是指：为了完成紧急工作任务，满足工作要求，把采购计划的需求时间提前或临时增加的商品采购计划；

（二）月度采购计划是指：根据当月的商品需求和常规耗材库存，以及下一月工作计划，制定下一月的商品需求；

（三）年度采购计划是指：根据集团战略规划，以及下一年度财务预算要求，本着从紧从严的原则，制定下一年全年的商品需求。

第十一条 所有采购计划必须按照采购计划表的格式分门别类的填写，包括但不限于商品名称、类别、品牌、规格型号、颜色、材质、需求数量、预估单价、技术要求、到货或进场时间等。

第十二条 采购计划管理要求：

（一）行政部门及二级学院务必以严谨、科学、节约的态度制定采购计划；

（二）采购专员需协助相关行政部门及二级学院制定采购计划，并提出采购工作中建议；

（三）采购专员负责督促各行政部门及二级学院及时规范的提交采购计划表，并负责提交和跟进相关申购流程；

（四）相关金额商品的到货或进场时间：单次或批次商品采购金额在5万（不含）以内，到货或进场时间必须在10天（含）以内；金额在5万（含）到50万（不含）之间的商品，到货或进场时间必须在20天（含）以内；金额在50万（含）到100万（不含）的商品，到货或进场时间必须在30天（含）以内；金额大于100万（含）的商品，到货或进场时间必须在45天（含）以内；

（五）教材、图书和实训类的采购，还需经实验实训中心审核通过，并在开学后两个月内提下一学年的年度采购计划；

（六）采购变更：因工作安排或受客观条件影响，导致已审核通过的申购流程中的相关信息需要变更；如：数量、品牌、型号、颜色、材质、技术参数、到货或进场时间等需要变更；行政部门及二级学院向资产与后勤管理处提交采购变更申请，该申请由行政部门及二级学院负责人或分管领导审批，资产与后勤管理处回复的时间如下：

1、采购合同签订之前的采购变更，资产与后勤管理处在二个工作日之内回复采购变更反馈表意见；

2、采购合同签订之后的采购变更，资产与后勤管理处在三个工作日之内回复采购变更反馈表意见；但由此产生的损失将追究变更单位或部门相应责任，并纵向追究相关单位负责人。

 

第四章 采购分类及流程

第十三条 采购分为：统一采购、经办部门采购；

（一）统一采购：指采购计划中的商品由资产与后勤管理处审定的优质供应商供货的商品采购；

（二）经办部门采购：指采购计划中的商品由资产与后勤管理处审定的优质供应商不能供货的部分商品采购；

第十四条 采购方式分为：比价和招标两种；

• 采购金额大于80万（含）的商品采取招标方式进行采购，具体按照学校《招标管理办法》执行；
• 采购金额小于80万（不含）的商品采取比价方式进行采购；
• 比价时，资产与后勤管理处和需求单位对外发布需求信息，并根据供应商的初步报价甄选出备选供应商（需求单位可以推荐供应商，备选供应商必须三家以上），供应商需提供样品（特殊商品除外）；
• 采购专员根据报价与供应商进行初步谈判；
• 采购金额小于5万元（不含）的采购谈判，采购专

员为终审谈判；采购金额大于5万元（含）且小于15万元（不含）的采购谈判，资产与后勤管理处为终审谈判；采购金额大于15万元（含）且小于80万元（不含）的采购谈判，资产与后勤管理处负责人为终审谈判。

第十五条 需求单位根据第三章规定，向资产与后勤管理处提交采购计划表，资产与后勤管理处根据采购计划表筛选出统一采购、经办部门采购。

第十六条 统一采购流程

• 需求单位按照第三章规定，向采购专员递交采购计划表；
• 采购专员把采购申请表上传至在各版块微信申购群（不涉及审价）进行采购立项；
• 立项完成后由采购专员将采购申请表及立项材料上传至采购实施处理微信群由资产与后勤管理处根据第十四条把采购进行分类，并报相关采购经理；
• 批示统一采购流程后，采购专员将采购申请表及立项材料发送至指定的采购专员；
• 资产与后勤管理处收到订单三个工作日内确定供应商，并将相关的资料移交给采购内勤；
• 采购内勤负责集团采购公司与采购专员提供的商家签订合同并安排发货；
• 采购专员与采购内勤确认并协助合同主体单位与商家签订合同；采购专员负责提交后续相应流程；如：预付款流程、报销（经办部门办理）流程和验收（经办部门办理）流程等；
• 在商品送达或工程完成后，资产与后勤管理处通知需求行政部门及二级学院在规定时间内办理验收入库等相关手续；
• 各行政部门及二级学院以《签收单》、《验收单》和《出入库单》等资料作为报销凭证办理相关报销资料签字；
• 资产与后勤管理处采购专员对商品使用情况要加强跟踪，并协助需求行政部门及二级学院与供应商衔接售前、售中以及售后服务等相关事宜。

第十七条 经办部门采购流程：

• 需求单位按照第三章规定，向采购专员递交采购计划表；
• 经办部门把经费支出审批表签完校领导字后交到资产与后勤管理处进行审核；
• 审核完成后由资产与后勤管理处确定商家以及价格，通知经办部门联系商家沟通细节后实施项目，项目完成后经办部门及时办理报销；
• 批示经办部门采购流程后，经办人按照实际价格进行确定是否签订合同，采购金额2万元以上必须签订合同，2万元以下不签订合同，按照合同约定送货安装完成后办理结算；
• 在商品送达或工程完成后，经办部门及时办理验收入库等相关手续；
• 经办部门对商品使用情况要加强跟踪，与供应商衔接处理售前、售中以及售后服务等相关事宜。

 

第五章 处罚条例

第十八条 经办人办理报销时，资产与后勤管理处核查报销资料以及对应审批意见，若报销与审批意见不符，不予以报销并对经办部门负责人处以50元/次的处罚。

第十九条 如连续三个月有采购任务，而不提交采购计划表或不按时提交的，给予各行政部门及二级学院负责人罚款100元-500元/次。

第二十条 采购商品到货或工程竣工后，资产与后勤管理处书面通知各行政部门及二级学院负责人组织商品或工程验收；若在资产与后勤管理处通知时间内没有及时验收，对相关负责人罚款50元-100元/次。

    第二十一条 经办部门采购商品，在货到或工程竣工10个工作日内办理验收入库的相关手续；若不按时办理，对相关行政部门及二级学院负责人罚款30元-50元/次。

第二十三条 所有申购物资、工程装修立项的必须提前15天向资产与后勤管理处申请，凡是因时间问题影响工作的由经办人自行承担责任。

第二十四条 所有物资、工程装修实施必须在资产与后勤管理处得到审核意见后开始执行。

第二十五条 严禁未通过理事长及未通过资产与后勤管理处审价就自行采购。一经发现，处罚200元／次，且采购价格高于价审价格由经办人自行承担。

第二十八条 严禁不按资产与后勤管理处意见实施采购，一经发现，处罚100元／次。